山东省农业科学院信息中心是省级农业科技情报研究的专业机构，1995年被农业部确定为全国第一批农业科技查新检索单位，1996年12月又被省科技厅正式确定为省级科技查新咨询单位，2004年受省科技厅委托开展立项查新工作。

根据《中国科技信息网山东地域网络系统 SDSTINET 查新咨询工作业务指南》（山东省科技情报研究所网络中心1996年11月出版、《科技查新手册》（科学技术文献出版社2004年2月出版）的有关规定，严格按照《科技查新规范》（中华人民共和国科学技术部2001年1月1日实施国科发计字[2000]544号文），结合我单位的具体情况，制定本规定。

1．查新工作基本原则

查新委托人在处理查新委托事务过程中；查新机构在从事查新活动中；查新咨询专家在提供查新咨询服务过程中应当遵循自愿、依法、独立、客观、公正等基本原则。

2.查新委托人义务

（1）查新委托人应当据实、完整地向查新机构提供下列查新所必需的资料：

①查新项目的科学技术资料；

②技术性能指标数据；

③查新机构认为查新所必需的其他资料。

（2）查新委托人应当尽可能提供下列查新所需要的资料：

①参考检索词，包括中英文对照的查新关键词（含规范词、同义词、缩写词、相关词）、分类号、专利号、化学物质登记号等。关键词应当从查新项目所在专业的文献常用词中选择；

②国内外同类科学技术和相关科学技术的背景材料；

③参考文献，列出与查新项目密切相关的国内外文献（含著者、题目、刊名、年、卷、期、页），以供查新员在检索时参考。

（3）查新委托人所提交的资料应当真实可靠，用词准确，能够满足完成查新事务的需要。 

3.查新机构

查新机构是指具有查新业务资质的信息咨询机构。 

3.1 受理

（1）查新机构应当在获准的专业范围内受理查新业务。有下列情况之一时，查新机构不得受理查新委托：

①超出查新机构受理的专业范围；

②缺少必要的数据库或者文献资源。

（2）有下列情况之一时，查新机构可以拒绝查新委托：

①查新委托人不能明确列示查新题目下各个查新点；

②查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料。

（3）查新机构应当听取查新委托人关于查新项目的情况介绍。

（4）若拒绝查新委托，查新机构应当立即退还查新委托人提交的所有资料。

（5）若接受查新委托，查新机构应当与查新委托人订立查新合同。 

3.2 行为规范

（1）查新机构应当亲自处理查新事务，处理查新事务的程序应当符合本规范的要求。

（2）查新机构应当按照查新委托人在查新合同中给出的查新要求处理查新事务，不能按照查新要求来处理查新事务的，应当经查新委托人同意；因情况紧急，难以和查新委托人取得联系的，查新机构应当妥善处理查新事务，但事后应当将该情况及时报告查新委托人。

（3）查新机构及其工作人员不得为招揽查新业务而进行误导或者虚假的广告宣传。

（4）查新机构在处理查新事务过程中，对本机构不能解决的事项，可以聘请查新咨询专家协助完成。查新机构应当保证所聘请查新咨询专家的独立性，不得向查新咨询专家施加倾向性影响；查新机构不得伪造或者涂改查新咨询专家的咨询意见表；不得向查新委托人和与查新项目有利害关系的各方透露查新咨询专家的个人意见。

（5）查新机构在取得查新结论的过程中不能使用、依赖没有充分依据支持的、关于某些特征的结论和判断；也不能使用、依赖未经充分依据支持的、认为这些特征综合在一起可能会使查新结论最好化或者最差化的判断。

（6）查新机构及其工作人员应当维护查新项目所有者的知识产权，不得非法占有、使用、或者向他人披露、转让查新项目所有者的科技成果。除以下人员和机构外，查新机构及其工作人员不得向任何人泄露查新项目的科学技术秘密和查新结论。

①查新委托人或者由查新委托人明确指定的人（或机构）；

②法律、法规允许的第三方（如省、自治区、直辖市的科学技术行政部门，国务院有关部门、直属机构、直属事业单位的科技成果管理机构等）；

③具有管辖权的专业检查组织。

（7）查新机构受理本机构内部的查新委托时，不得对外出具查新报告。 

3.3 查新收费

（1）查新业务实行有偿服务。查新报告出报告时间为7天，节假日顺延。查新检索项目收取相应费用，有特殊查新检索要求的，酌情增加费用。查新检索机构统一收费标准，国内800元，国内外1200元。加急费按照每天100元收取。如外地用户，我们可以代发挂号、特快专递等，费用由用户自理。

（2）查新机构收取的任何与查新事务有关的费用或者有价之物，都应当在查新合同中注明。查新机构及其工作人员不得以任何方式收取查新合同中注明的费用或者有价之物以外的其他一切费用和有价之物。

（3）查新机构按合同约定收取查新费用，查新费用不应随最终查新结论而变动。 

4.查新合同

对于每一个查新项目，查新机构与查新委托人应当依法订立并履行查新合同（格式见附件一）。 

4.1 基本原则  

订立和履行查新合同，作为一项法律行为，应当遵守以下基本原则：

（1）遵守法律、法规；

（2）自愿、平等、公平、诚实信用；

（3）维护公共秩序、遵守社会公德；

（4）有利于科学技术进步，促进科技成果转化；

（5）受有关法律调整。

4.2 基本内容     查新机构接受查新委托时，应当与查新委托人就查新合同的内容进行约定。查新合同一般包括以下条款：

（1）查新项目名称；

（2）查新合同双方各自的基本情况；

（3）查新目的；

（4）查新点；

（5）查新要求；

（6）查新项目的科学技术要点，包括查新项目的主要科学技术特征、技术参数或者指标、应用范围等；

（7）参考文献；

（8）查新委托人提供的资料清单；

（9）合同履行的期限、地点和方式；

（10）保密责任；

（11）查新报告的使用范围；

（12）查新费用及其支付方式；

（13）违约金或者损失赔偿的计算方法；

（14）解决争议的方法；

（15）名称和术语的解释。查新委托人提交的查新项目资料，按照查新合同双方的约定可以作为查新合同的组成部分。

4.3 形式与要求

（1）查新合同应当采用书面形式。根据《中华人民共和国合同法》第十一条，书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。

（2）查新合同双方应当在查新合同上签字（盖章）。

5.查新人员

对一项查新事务，查新机构应当确定专职查新员和审核员。

5.1 回避原则  

查新机构在委派查新员（专职或者兼职）和审核员时，应当遵循下列回避原则：

（1）不得委派曾在查新委托单位、成果完成单位、成果使用单位或者科研项目主持单位任职，或者离职后未满两年的人员；

（2）不得委派持有查新委托单位、成果完成单位、成果使用单位或者科研项目主持单位的股票、债券，或者在这些单位有其他经济利益的人员；

（3）不得委派与查新项目有利害关系的其他当事人。 

5.2 查新员应当具备的条件查新员应当具备以下基本条件：

（1）拥护中华人民共和国宪法；

（2）遵守国家法律和社会公德；

（3）具有相关的专业知识并具备较宽的知识覆盖面，熟悉查新判断、分析的原则与要点，能对收集到的相关文献进行分析、整理与综合提炼，具备从事查新的能力；

（4）熟悉《科技查新机构管理办法》和本规范；

（5）接受过国家有关查新的正规培训，具备从事查新的资格；

（6）具有两年以上与查新相关的工作经历；

（7）具有一定的外语和计算机水平；

（8）具有良好的职业道德；

（9）本科（含）以上学历，具有中级（含）以上专业技术职称。 

5.3 审核员应当具备的条件 审核员应当具备的基本条件：

（1）拥护中华人民共和国宪法；

（2）遵守国家法律和社会公德；

（3）具有丰富的相关专业知识和宽阔的知识覆盖面，熟悉查新判断、分析的原则与要点，能对收集到的相关文献进行分析、整理与综合提炼，具备从事查新的能力；

（4）熟悉《科技查新机构管理办法》和本规范；

（5）接受过国家有关查新的正规培训，具备从事查新的资格；

（6）具有三年以上查新工作经历；

（7）具有较高的外语和计算机水平；

（8）具有良好的职业道德；

（9）本科（含）以上学历，具有高级专业技术职称。 

5.4 职责 （1）查新员、审核员应当遵守国家、地方的法律法规，遵守《科技查新机构管理办法》、本规范和所在机构的内部规章制度，接受所在查新机构的领导，并对其负责。

（2）查新员负责查新的全部过程，代表查新机构处理查新受托等事宜；必要时与审核员协商后代表查新机构选择合适的查新咨询专家。

（3）与审核员协商后，查新员负责撰写查新报告。

（4）审核员负责审查查新员所进行的查新程序是否规范；查新员确定的检索工具书、数据库选择是否合适；选择的检索词及分类栏目是否恰当；检出的文献是否为同类研究文献；可比文献是否恰当；查新员收集到的相关文献是否齐全；对提出的文献判读是否正确；查新结论是否客观和准确；查新报告是否规范，并向查新员提出审查意见。 

6.查新咨询专家

查新报告是查新机构用书面形式就查新事务及其结论向查新委托人所做的正式陈述。查新机构应当在查新合同约定的时间内向查新委托人出具查新报告

6.1基本内容   

（1）查新报告编号，查新项目名称，查新委托人名称，查新委托日期，查新机构的名称、地址、邮政编码、电话、传真和电子信箱，查新员和审核员姓名，查新完成日期。

（2）查新目的、查新项目的科学技术要点、查新点与查新要求、文献检索范围及检索策略、检索结果、查新结论、查新员与审核员声明、附件清单。

（3）查新委托人要求提供的其他内容。

6.2 基本要求

（1）查新报告应当采用科学技术部规定的格式；内容符合查新合同的要求；提交的时间和方式符合查新合同双方的约定。

（2）查新报告应当采用描述性写法，使用规范化术语，文字、符号、计量单位应当符合国家现行标准和规范要求；不得使用含意不清、模棱两可的词句；应当包含足够的信息，使得查新报告的使用者能够正确理解。

（3）查新报告中的任何分析、科学技术特点描述、每一个结论，都应以客观事实和文献为依据，完全符合实际，不包含任何个人偏见。

（4）"文献检索范围及检索策略"应当列出查新员对查新项目进行分析后所确定的手工检索的工具书、年限、主题词、分类号和计算机检索系统、数据库、文档、年限、检索词等。

（5）"检索结果"应当反映出通过对所检数据库和工具书命中的相关文献情况及对相关文献的主要论点进行对比分析的客观情况。检索结果应当包括下列内容：

①对所检数据库和工具书命中的相关文献情况进行简单描述；

②依据检出文献的相关程度分国内、国外两种情况分别依次列出；

③对所列主要相关文献逐篇进行简要描述（一般可用原文中的摘要或者利用原文中的摘要进行抽提），对于密切相关文献，可节录部分原文并提供原文的复印件作为附录。

（6）查新结论应当客观、公正、准确、清晰地反映查新项目的真实情况，不得误导。查新结论应当包括下列内容：

①相关文献检出情况；

②检索结果与查新项目的科学技术要点的比较分析；

③对查新项目新颖性的判断结论。

（7）查新员应当根据查新项目的科学技术要点，将检索结果分为密切相关文献和一般相关文献。

（8）检索附件包括密切相关文献的题目、出处及其原文复制件；一般相关文献的题目、出处及其文摘。

（9）有效的查新报告应当具有查新员和审核员的签字，加盖查新机构的科技查新专用章，同时对查新报告的每一页进行跨页盖章。

6.3查新员、审核员声明

查新报告应当包括经查新员、审核员签字的声明。声明的内容可以参考下面的内容进行撰写。

（1）报告中陈述的事实是真实和准确的。

（2）我们按照科技查新规范进行查新、文献分析和审核，并作出上述查新结论。

（3）我们获取的报酬与本报告中的分析、意见和结论无关，也与本报告的使用无关。 

7. 查新报告

查新报告是查新机构用书面形式就查新事务及其结论向查新委托人所做的正式陈述。查新机构应当在查新合同约定的时间内向查新委托人出具查新报告

7.1基本内容  

（1）查新报告编号，查新项目名称，查新委托人名称，查新委托日期，查新机构的名称、地址、邮政编码、电话、传真和电子信箱，查新员和审核员姓名，查新完成日期。

（2）查新目的、查新项目的科学技术要点、查新点与查新要求、文献检索范围及检索策略、检索结果、查新结论、查新员与审核员声明、附件清单。

（3）查新委托人要求提供的其他内容。

7.2 基本要求

（1）查新报告应当采用科学技术部规定的格式；内容符合查新合同的要求；提交的时间和方式符合查新合同双方的约定。

（2）查新报告应当采用描述性写法，使用规范化术语，文字、符号、计量单位应当符合国家现行标准和规范要求；不得使用含意不清、模棱两可的词句；应当包含足够的信息，使得查新报告的使用者能够正确理解。

（3）查新报告中的任何分析、科学技术特点描述、每一个结论，都应以客观事实和文献为依据，完全符合实际，不包含任何个人偏见。

（4）"文献检索范围及检索策略"应当列出查新员对查新项目进行分析后所确定的手工检索的工具书、年限、主题词、分类号和计算机检索系统、数据库、文档、年限、检索词等。

（5）"检索结果"应当反映出通过对所检数据库和工具书命中的相关文献情况及对相关文献的主要论点进行对比分析的客观情况。检索结果应当包括下列内容：

①对所检数据库和工具书命中的相关文献情况进行简单描述；

②依据检出文献的相关程度分国内、国外两种情况分别依次列出；

③对所列主要相关文献逐篇进行简要描述（一般可用原文中的摘要或者利用原文中的摘要进行抽提），对于密切相关文献，可节录部分原文并提供原文的复印件作为附录。

（6）查新结论应当客观、公正、准确、清晰地反映查新项目的真实情况，不得误导。查新结论应当包括下列内容：

①相关文献检出情况；

②检索结果与查新项目的科学技术要点的比较分析；

③对查新项目新颖性的判断结论。

（7）查新员应当根据查新项目的科学技术要点，将检索结果分为密切相关文献和一般相关文献。

（8）检索附件包括密切相关文献的题目、出处及其原文复制件；一般相关文献的题目、出处及其文摘。

（9）有效的查新报告应当具有查新员和审核员的签字，加盖查新机构的科技查新专用章，同时对查新报告的每一页进行跨页盖章。

7.3查新员、审核员声明

查新报告应当包括经查新员、审核员签字的声明。声明的内容可以参考下面的内容进行撰写。

（1）报告中陈述的事实是真实和准确的。

（2）我们按照科技查新规范进行查新、文献分析和审核，并作出上述查新结论。

（3）我们获取的报酬与本报告中的分析、意见和结论无关，也与本报告的使用无关。

8.档案

查新机构应当做好查新档案的管理工作。 

8.1 基本内容  查新档案大体上分为文书档案和项目档案两大类。

（1）文书档案包括上级下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等，查新机构制定的各种有关查新的规章制度，查新机构的年检材料和查新工作总结，查新项目登记簿，查新咨询专家数据库和有关业绩材料，以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料。

（2）项目档案包括查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。 

8.2 基本要求

（1）每一个查新项目的相关材料应当由该项目的查新员负责收集、整理、归档。查新完成之后，所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员，档案保管人员应当建立档案登记簿，按照要求逐一清点验收、登记，并需经双方签字。

（2）档案保管年限：文书档案应当长期保管，项目档案一般保管五年，逾期档案可予销毁。销毁档案须经所在单位主管领导批准，并建立销毁登记。

（3）应当使用计算机进行档案管理，每个项目的《科技查新报告》应当登录到国家查新工作数据库。

9.查新程序

查新机构可以参照下列程序处理查新业务。 

9.1 查新委托

（1）根据《科技查新机构管理办法》和本规范的有关规定，查新委托人自我判断待查新项目是否属于查新范围。

（2）查新委托人根据待查新项目的专业、科学技术特点、查新目的、查新要求以及需要查证其新颖性的科学技术内容，自主选择查新机构。

（3）向查新机构提交在处理查新事务时所必需的科学技术资料和有关材料。 

9.2 查新受理

（1）根据《科技查新机构管理办法》和本规范的有关规定，查新机构判断待查新项目是否属于查新范围；判断查新项目所属专业是否属于本机构承担查新业务的受理范围。

（2）确定查新员和审核员。

（3）初步审查查新委托人提交的资料是否存在缺陷；是否符合查新要求。判断查新委托人提交的资料内容是否真实、准确。

（4）判断查新委托人提出的查新要求能否实现。

（5）确认能否满足查新委托人的时间要求。

（6）初步判别查新项目的新颖性。

（7）若接受查新委托，查新机构按照本规范的关于查新合同的要求与查新委托人订立查新合同。 

9.3 检索准备

（1）查新员认真、仔细地分析查新项目的资料，查新委托人提出的查新点与查新要求；了解查新项目的科学技术特点。

（2）在检索前，还要做好以下几项工作：

①明确检索目的。

②根据检索目的确定主题内容的特定程度和学科范围的专指程度，使主题概念能准确地反映查新项目的核心内容。

③确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围。

④制定周密、科学而具有良好操作性的检索策略。 

9.4 选择检索工具 

在分析检索项目的基础上，根据检索目的和客观条件，选择最能满足检索要求的检索工具。

（1）手检时，根据专业对口、文种适合、收录完备、报道及时、编排合理、揭示准确的原则，选择检索工具书。

（2）机检时，在检索前根据查新项目的内容、性质和查新的要求选择合适的检索系统和数据库。 

9.5 确定检索方法和途径

（1）根据查新项目所属专业的特点、检索要求和检索条件确定检索方法。

（2）确定检索途径。

①在手检条件下，文献的检索途径就是检索工具书中的目次、正文和辅助索引提供的途径。检索工具书提供的检索途径主要有：分类途径、主题途径、文献名称途径、著者途径、文献代码途径以及其他特殊途径。分类途径和主题途径是手检的主要途径。

②在机检条件下，为了确定检索途径，先弄清数据库采用的是规范化词表还是自由文本式词表；指示主题性质的代码是标准的还是任选的；提问式如何填写；再将表达检索提问的各概念依照数据库采用的词表转换成检索语言，即主题词、分类词、关键词等。 

9.6 查找

（1）查找时，以机检为主、手检为辅。

（2）除利用检索工具书和数据库外，必要时还需补充查找与查新项目内容相关的现刊，以防漏检。此外，还应当注意利用相关工具书如手册、年鉴等。

（3）在得出最终检索结果之前，有时会出现查到的文献极少甚至根本没有查到文献，或者查到的文献太多的情况。还需要对每次检索结果进行检验和调整，以扩检或者缩检。 

9.7完成查新报告查新员按照下述步骤完成查新报告：

（1）根据检索结果和阅读的需要，索取文献原文。

（2）对索取得到的文献，根据查新项目的科学技术要点，分为密切相关文献和一般相关文献，并将相关文献与查新项目的科学技术要点进行比较，确定查新项目的新颖性，草拟查新报告。

（3）聘请查新咨询专家。在必要时，根据查新项目的所属专业和科学技术特点，以及其他实际情况，选聘若干名同行专家担任查新咨询专家。

（4）审核员根据本规范、相关文献与查新项目的科学技术要点的比较结果，对查新程序和查新报告进行审核。

（5）查新员填写查新报告。

（6）查新员和审核员在查新报告上签字，加盖"科技查新专用章"。

（7）查新报告由查新机构按年度统一编号，并填写"查新完成日期"。

（8）整理查新报告附件。附件包括密切相关文献的原文的复印件、一般相关文献的文摘。 查新员应当对所有附件按相关程度依次编号。 

9.8提交查新报告查新机构按查新合同规定的时间、方式和份数向查新委托人提交查新报告及其附件。 

9.9文件归档  查新员按照档案管理部门的要求，及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家的意见、查新员和审核员的工作记录等存档；及时将查新报告登录到国家查新工作数据库。 

10.附则

查新机构可根据《科技查新机构管理办法》和本规范制定机构内部的查新规章制度。

                                       山东省农业科学院信息中心     

                                               2004.12.20          

根据省科技厅关于科技计划项目立项查新检索的总体要求，现对我单位的具体工作规定如下：

查 新 填 表 说 明