第一章  总则

第一条  为加强我院科研档案管理，有效保护和利用科研档案，根据《中华人民共和国档案法》和《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局、中华人民共和国科学技术部令第15号），结合我院实际，制定本规定。

第二条  科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。

第三条  科研档案是科研活动的真实记录，是科学技术储备的重要形式，是科研管理工作的重要组成部分，是科研创新的重要信息资源，任何人不得以任何理由将应归档的科研文件材料据为己有或拒绝归档。

第四条  科研档案实行各单位收集整理，院档案室和种质资源库集中统一管理原则，建立健全科研档案工作制度，把科研档案工作经费纳入预算，在人员、库房、设备、经费等方面给予保障，院属各单位科研档案收集整理工作产生的支出列入科研项目预算相关科目，确保科研档案完整、准确、可用、安全。

第二章  管理职责及要求

第五条  科研档案工作是科研活动的重要环节，各单位应当把科研档案工作要求纳入科研管理与工作流程。科研工作和建档工作应加强协同，实行同步管理，项目下达计划任务同步建立档案材料收集程序，项目验收同步完成档案材料整理归档程序。科研人员申报项目成果、年度工作考核及岗位晋升须院档案室出具归档情况证明材料。

第六条  院办公室是档案业务的主管部门，负责对科研档案统一保管和利用。科技管理处是科研档案管理的指导部门，联合院办公室建立科研档案工作制度，对科研项目参加单位提出科研档案管理要求，负责归档材料的审核。各单位科办协助科研人员做好科研文件材料归档及项目验收工作。

第七条  各单位是科研材料收集整理的责任主体，对本单位科研档案的完整性负总责，对科研项目参加人员提出科研档案管理要求，明确工作任务和责任分工，并按照有关规定进行审查或验收。各单位应全面做好科研文件材料形成、立卷和归档工作，按照有关规定及要求做好科研项目文件材料收集整理工作，确保所有科研项目文件材料应收尽收，应归尽归。

第八条  科研项目负责人是科研档案形成的第一责任人，应当明确专人负责科研文件材料的收集、审核和整理工作，验收后按照要求及时归档，确保归档文件材料的完整性、准确性、系统性。科研人员退休或调离工作岗位时，应将工作中形成的科研材料向单位和团队负责人进行交接。

第九条  院档案室负责全院科研档案的管理和提供利用，院种质资源库负责全院种质材料的管理和利用。

第三章  归档范围及要求

第十条  科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理及成果应用、获奖、宣传推广文件材料等全过程中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的科研文件材料均纳入归档范围（附件1）。

（一）凡纳入我院科研计划管理的各级、各类科研项目（含合作项目）均应按照要求归档；自选科研课题、经省级以上（含省级）鉴定、结题或院级以上奖励的项目也应按规定归档。

（二）对多个单位分工完成的科研项目，由主持单位归档并保存一套完整档案，参加单位保存所承担任务中形成的科研文件材料，副本或复制件送交主持单位。

（三）如涉及参加单位或该单位科研人员合法权益而不宜向主持单位送交副本或复制件，且有书面约定的，参加单位应当将本单位形成的科研档案目录送交主持单位。

（四）科研项目计划管理单位及项目综合管理形成的档案按照文书档案管理。

（五）科研项目执行过程中形成的品系、品种等种质材料送交院种质资源库。

第十一条  科研项目立项后，科技管理处及时通知院档案室、种质资源库有关情况（附件2）；项目验收完成或中止后，2个月内应当对所形成的科研文件材料进行系统整理，履行审查手续后及时归档；研究周期在3年以上的（含3年）的项目，按阶段每年3月底之前将有关文件材料整理归档；研究周期少于3年的，在项目完成后一次性归档。

归档后形成的成果奖励、推广应用等文件材料，项目负责人应在获取材料后2周内送交院档案室归档。

第十二条  归档的科研档案应当按照《科学技术研究项目档案管理规范》（DA/T 2-2023）进行整理，科研电子档案应当按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）进行整理。有条件的单位可以开展科研档案数字化。

（一）科研档案以项目为单位整理立卷，同一项目形成的文件材料按照立项论证阶段、研究实施及过程管理阶段、结题验收及绩效评价阶段、成果管理及推广应用4个阶段组卷，按照文件材料的形成时间排列，每个项目形成的文件材料视其数量组成一卷或多卷。

（二）归档的纸质文件材料必须是原件，规格应为A4幅面纸张，材料优良，图样清晰，字迹工整不褪色，利于长期保存。通过网络形成的电子化文件以截图的形式进行归档。

（三）科研文件材料整理完成后，项目负责人应对归档文件材料的完整性、准确性进行自评，填写《科研项目文件材料归档审核移交表》（附件3），由单位主要负责人签字，按程序报科技管理处审核后移交至院档案室进行归档，院档案室审核合格后出具《科研档案归档情况证明》（附件4）。

第十三条  项目负责人在项目验收后1个月内，按照《农作物种质资源保存技术规程》规定的数量及数据要求，填写《科研项目种质材料入库审核移交表》（附件5），将育成的种质材料经科技管理处核对后提交院种质资源库保存管理，院种质资源库审核合格后出具《科研项目种质材料入库情况证明》（附件6）。

第四章  档案保管、鉴定及利用

第十四条  档案库房应满足科研档案保管条件和未来档案增长需要，符合国家标准和信息化管理要求；院档案室应定期检查档案保管状况，及时修复破损档案。

第十五条  科研文件材料应当根据科研项目的性质、规模、创新性等确定保管期限。保管期限分为永久和定期，定期一般分为30年、10年。重要的科研档案应复制副本，分别保存，以保证在非正常情况下的安全和利用。

第十六条  档案人员对接收的科研文件材料应当进行仔细核查，根据科研项目归档时间编号、编目、排架，不同载体的档案分别保管。

第十七条  档案管理人员应当严格执行档案借阅利用程序和档案安全保密制度，档案借阅人员必须对所利用档案的完整与安全负责，严禁在档案材料上增删、拆散、加注、涂改、污染。

（一）借阅科研档案时，必须由该项目负责人签字确认，项目负责人退休或调离岗位的，由团队负责人签字确认，填报山东省农科院科研档案借阅登记表（附件7）。

（二）档案归还时，档案人员应仔细清点，检查无误后签字注销，发现问题应及时处理。

第十八条  种质材料管理人员应当严格执行农作物种质资源共享利用程序，共享利用时，必须由该项目负责人签字确认，项目负责人退休或调离岗位的，由团队负责人签字确认，填报山东省农科院种质材料共享利用登记表（附件8）。申请人应明确说明用途，并与利益相关方签订共享利用协议。

第五章  奖励及惩处

第十九条  各单位应结合实际把科研文件材料的收集整理和移交工作纳入科研人员的工作职责，并将其作为年度工作考核、岗位晋升的重要依据。对科研文件材料归档及科研档案管理工作做出突出成绩的单位和个人，按程序给予表彰奖励。

第二十条  违反本规定的单位和个人，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《档案管理违法违纪行为处分规定》等予以处理。科研人员凡不能按期归档或归档及种质材料提交不齐全、不完整的，院档案室不得出具归档情况证明材料，院种质资源库不得出具科研项目种质材料入库情况证明，相关部门依据下列情况执行：

（一）不得申报新的科研项目；

（二）不得申报岗位晋升；

（三）不得申报成果奖励；

（四）不得申报人才称号。

第六章  附  则

第二十一条  本规定由院办公室、科技管理处负责解释，自2024年4月1日起施行。2015年12月16日印发的《山东省农业科学院科研档案管理办法》（鲁农科发〔2015〕21号）同时废止。

山东省农业科学院

2024年4月1日