为贯彻落实院党委“精致化管理年”工作要求，加强我院科学技术研究档案管理，充分发挥科研档案在科研管理、科学研究和科技成果转移转化等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等文件，结合我院实际，提出以下意见。

一、充分认识科研档案工作的重要意义。科研档案工作是科研管理的重要组成部分和科研活动的重要环节，对科技创新和成果应用具有较高的保存和利用价值，全院职工要切实增强做好科研档案工作的责任感和使命感，真正将该项工作贯穿于我院科研、管理等各项工作发展的全过程，全面收集、科学管理、合理利用科研档案，更好地发挥档案工作在推动我院科技事业发展中的重要作用。

二、建立完善档案管理制度。院办公室、科技管理处根据国家和省档案工作要求，及时制定或完善我院科研档案管理规定，院属各单位结合本单位工作实际，制定相应的科研档案管理制度，各职能部门和全体科研人员必须强化责任心，提升执行力，确保科研档案管理工作规范有序开展，促进档案管理有章可循。

三、建立分级负责领导机制。坚持并完善院党委统一领导、院属各单位共同参与的档案工作机制。院办公室是档案业务的主管部门，负责科研档案的统一保管和利用。科技管理处是科研档案管理的指导部门，负责科研档案的审核及督导。院属各单位主要负责人对本单位档案工作负总责，明确1名班子成员分管，院档案馆具体负责档案管理和利用，指定专人负责，确保分工明确、各司其职、密切配合、形成合力，促进档案工作协调发展。

四、加大档案收集整理力度。院属各单位要把科研档案工作与其他工作同规划、同部署、同落实，做到全面覆盖，确保建立科研档案与开展研究工作同步进行，相关部门要加强对档案收集整理工作的监督指导。科研项目负责人是科研档案形成的第一责任人，应指定1名工作专员负责档案材料收集、整理工作，要对归档的科研档案材料认真把关，做到应收尽收、应归尽归，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。

五、建立健全科研档案利用体系。院档案馆要依法做好科研档案查阅服务，严格科研档案查阅利用制度，优化利用程序，最大限度满足利用者需求。院档案馆要加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量档案信息产品，不断挖掘档案的价值，加快推进传统载体档案数字化，及时以数字化档案代替原件提供利用，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”，更好为科研管理提供参考依据。

六、建立健全科研档案安全保密体系。加大安全保密检查力度，构建人防、物防、技防、联防“四位一体”的档案安全防范体系。院档案馆要经常对档案安全保密进行检查，及时发现和排除隐患，严防档案损毁和失泄密事件发生。提高档案库房的安全防灾标准，按照档案安全保护的要求，为档案馆配备现代化的消防、安保、温湿度控制、档案消毒及其他安全设施设备，进一步提高档案库房的安全防灾标准，改善科研档案保管保密条件，确保科研档案安全保密。

七、提高科研档案管理专业化水平。院属各单位重视科研档案人员的业务技能培训，按照政治素质高、思想作风硬的标准，合理配备与本单位科研档案工作科学化管理相适应的专（兼）职工作人员，保持科研档案管理队伍稳定，为科研档案工作开展提供必要条件，努力建设一支政治强、视野宽、业务精、作风硬、纪律严、活力足的科研档案干部队伍。

八、建立科研档案管理奖惩机制。健全科研档案管理与职称晋升、评优评先挂钩的奖惩机制，对于违反科研档案管理相关规定的单位和个人，不得申报新的科研项目、不得申报职称晋升、不得申报成果奖励、不得申报人才称号。对科研档案管理工作成绩突出的单位和个人按程序给予表彰奖励。

山东省农业科学院

2024年4月1日